Faktura wystawiona, termin minął, a klient nie odbiera telefonu. Tymczasem przychód z tej faktury dawno już wykazałeś i zapłaciłeś od niego podatek. Jeśli jesteś VAT-owcem, oddałeś też do urzędu VAT, którego klient Ci nie przelał.
Na szczęście zapłaconego podatku nie musisz spisywać na straty. Trzeba tylko wiedzieć, z którego rozwiązania skorzystać i do kiedy.
Kogo dotyczy ten artykuł? Przedsiębiorcy, który sprzedał towar lub usługę innej firmie, wystawił fakturę i wykazał przychód, choć nie dostał zapłaty. Jeśli rozliczasz PIT metodą kasową, przychód powstaje co do zasady dopiero w chwili zapłaty — większość opisanych tu problemów Cię więc nie dotyczy.
Pięć sposobów na niezapłaconą fakturę
Najczęstszy błąd to wrzucanie wszystkiego do jednego worka: „zła wierzytelność”, „odpis”, „ulga na złe długi”, „odpisanie w koszty”. W rzeczywistości to kilka różnych rozwiązań, z różnymi warunkami:
| Rozwiązanie | Kiedy | Co daje |
|---|---|---|
| Ulga na złe długi w PIT/CIT | po 90 dniach od terminu płatności | nie płacisz podatku dochodowego od niezapłaconej kwoty netto |
| Ulga na złe długi w VAT | po 90 dniach od terminu płatności | odzyskujesz VAT z niezapłaconej faktury |
| Odpis aktualizujący | gdy są konkretne sygnały, że dług nie wróci (np. upadłość klienta) | koszt podatkowy — tylko przy pełnej księgowości |
| Odpisanie nieściągalnego długu | gdy masz dokument potwierdzający nieściągalność | definitywny koszt podatkowy |
| Sprzedaż lub umorzenie długu | gdy tak zdecydujesz | odzyskujesz część pieniędzy albo zamykasz sprawę |
Ulgi nie zamykają sprawy — jeśli klient zapłaci później, trzeba je odwrócić. Odpisanie nieściągalnego długu, sprzedaż i umorzenie kończą sprawę definitywnie.
Terminy, których nie możesz przegapić
Przy niezapłaconej fakturze równolegle biegnie kilka terminów. Warto je znać od pierwszego dnia opóźnienia:
- 90 dni od terminu płatności — od tego momentu możesz skorzystać z ulgi na złe długi w podatku dochodowym i w VAT.
- 2 lata (PIT i CIT) oraz 3 lata (VAT), liczone od końca roku, w którym wystawiono fakturę — po tym czasie ulga przepada.
- Przedawnienie — dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą zwykle 3 lata z końcem roku kalendarzowego, ale niektóre (np. ze sprzedaży czy umowy o dzieło) przedawniają się po 2 latach. Przedawnionego długu nie wrzucisz już w koszty.
Te terminy się nie pokrywają. Dług może być jeszcze nieprzedawniony, a ulga w podatku dochodowym już niedostępna. Dlatego nie wystarczy patrzeć, ile dni klient spóźnia się z zapłatą.
Ulga na złe długi — co możesz zrobić po 90 dniach
To najwcześniejsze i najczęściej stosowane narzędzie. Nie musisz iść do sądu ani czekać na komornika — wystarczy, że minęło 90 dni od terminu płatności, a klient nadal nie zapłacił. Termin liczysz od dnia następującego po terminie płatności wskazanym na fakturze albo w umowie.
Ulga działa osobno w dwóch podatkach.
W podatku dochodowym (PIT i CIT)
Obniżasz podstawę opodatkowania o niezapłaconą kwotę, którą wcześniej wykazałeś jako przychód — czyli o wartość netto faktury (VAT nie był Twoim przychodem, więc nie jest też częścią tej ulgi). Jeśli masz stratę, zwiększasz ją o tę kwotę. Ulgę uwzględniasz w zeznaniu rocznym, a możesz też wcześniej — w zaliczkach, od miesiąca lub kwartału, w którym minęło 90 dni.
Warunki:
- minęło 90 dni od terminu płatności, a należność nie została zapłacona ani sprzedana,
- od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie minęły 2 lata,
- klient nie jest w trakcie restrukturyzacji, upadłości ani likwidacji (sprawdza się to na dzień wskazany w przepisach),
- to transakcja między firmami, związana z działalnością opodatkowaną w Polsce,
- Ty i klient nie jesteście podmiotami powiązanymi.
To działa też w drugą stronę. Jeśli to Twoja firma nie zapłaci kontrahentowi w ciągu 90 dni od terminu, musisz zwiększyć swój dochód o niezapłaconą kwotę. Po zapłacie tę korektę odwracasz.
W VAT
Niezależnie od podatku dochodowego możesz skorygować VAT z niezapłaconej faktury — zmniejszasz podstawę opodatkowania i VAT należny. Korektę wykazujesz w rozliczeniu (JPK_V7) za okres, w którym minęło 90 dni.
Warunki:
- minęło 90 dni od terminu płatności, a należność nie została zapłacona ani sprzedana,
- od końca roku, w którym wystawiono fakturę, nie minęły 3 lata,
- w dniu poprzedzającym złożenie rozliczenia z korektą jesteś czynnym podatnikiem VAT.
Dalsze warunki zależą od tego, kim jest Twój klient:
- Klient jest czynnym podatnikiem VAT — powyższe warunki wystarczą. Ulga przysługuje także wtedy, gdy klient jest w upadłości, restrukturyzacji albo likwidacji.
- Klient nie jest czynnym podatnikiem VAT (np. konsument albo firma zwolniona z VAT) — musisz dodatkowo spełnić jeden z warunków: dług został potwierdzony prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowany do egzekucji, został wpisany do rejestru długów albo dłużnik ogłosił upadłość konsumencką.
Po stronie klienta działa to obowiązkowo: jeśli firma nie zapłaci faktury w ciągu 90 dni od terminu, musi zmniejszyć odliczony wcześniej VAT. Gdy zapłaci — może go znowu odliczyć.
Przykład: faktura na 12 300 zł
Sprzedałeś usługę innej firmie za 10 000 zł netto + 2 300 zł VAT. Rozliczasz się podatkiem liniowym 19%. Od terminu płatności minęły cztery miesiące, a klient nie zapłacił ani złotówki.
- PIT: obniżasz podstawę opodatkowania o 10 000 zł — to 1 900 zł mniej podatku.
- VAT: korygujesz 2 300 zł VAT należnego.
- Razem: odzyskujesz 4 200 zł podatków zapłaconych od pieniędzy, których nie dostałeś.
Dodatkowo możesz żądać od klienta odsetek i rekompensaty — przy tej kwocie to równowartość 70 euro (więcej w sekcji o odsetkach).
To jednak nadal nie jest „wrzucenie faktury w koszty” — to inne rozwiązanie, o którym piszemy niżej.
Ulga nie zamyka sprawy
Skorzystanie z ulgi nie znaczy, że rezygnujesz z długu. Nadal możesz — i warto — go dochodzić. Jeśli klient zapłaci, w całości albo w części, odwracasz ulgę w okresie, w którym dostałeś pieniądze. To samo dotyczy sytuacji, w której sprzedasz dług.
I jedna ważna zasada: tej samej kwoty nie rozliczysz dwa razy w podatku dochodowym. Jeśli skorzystałeś z ulgi na złe długi w PIT lub CIT, nie wrzucisz tej samej należności ponownie w koszty. Ulga w VAT i ulga w podatku dochodowym to natomiast dwa różne podatki — z obu możesz skorzystać jednocześnie.
Kiedy dług trafia definitywnie w koszty
Ulga na złe długi to korekta „na razie”. Jeśli chcesz ostatecznie rozliczyć dług jako stracony, przepisy nazywają to odpisaniem nieściągalnej wierzytelności i stawiają twardszy warunek: musisz mieć jeden z trzech dokumentów potwierdzających nieściągalność. Lista jest zamknięta — innych dokumentów urząd nie uzna:
- postanowienie komornika o nieściągalności, które uznajesz za zgodne z rzeczywistością,
- postanowienie sądu upadłościowego — o oddaleniu wniosku o upadłość z powodu braku majątku, o umorzeniu postępowania z tego powodu albo o zakończeniu postępowania upadłościowego,
- protokół, w którym wykażesz, że przewidywane koszty procesu i egzekucji byłyby równe albo wyższe od długu.
Do tego:
- dług musiał wcześniej zostać wykazany jako Twój przychód,
- musisz go formalnie odpisać jako nieściągalny w swojej ewidencji,
- dług nie może być przedawniony.
W koszty trafia kwota netto — tak jak przy uldze, bo tylko ona była Twoim przychodem. VAT rozliczasz osobno, przez ulgę na złe długi w VAT. Samo postanowienie komornika nie koryguje VAT automatycznie.
Uwaga: samo przeterminowanie faktury — nawet o rok — nie wystarczy. Nie wystarczy też wezwanie do zapłaty ani informacja od klienta, że nie ma pieniędzy.
Protokół — gdy szkoda iść do sądu
Przy małych kwotach nie musisz składać pozwu ani prowadzić egzekucji. Wystarczy protokół — ale pod jednym warunkiem: musisz w nim rzetelnie wyliczyć, że dochodzenie długu kosztowałoby co najmniej tyle, ile wynosi sam dług.
Do wyliczenia wlicz koszty związane z sądem i egzekucją:
- opłatę sądową,
- realny koszt prawnika w sprawie sądowej,
- przewidywane koszty egzekucji komorniczej, w tym zaliczki i koszt pełnomocnika w egzekucji, jeśli faktycznie by wystąpiły.
Ryzykowne jest natomiast doliczanie: własnego czasu i wynagrodzeń pracowników, kosztów wysyłki wezwań do zapłaty, utraconych zysków czy rekompensaty 40/70/100 euro — to nie są koszty procesu ani egzekucji.
Dobry protokół zawiera: dane Twoje i dłużnika, numer i datę faktury, termin płatności, kwotę długu, informację, że dług nie jest przedawniony, opis planowanej drogi dochodzenia, osobne wyliczenie każdego kosztu wraz ze źródłem kwoty, porównanie sumy kosztów z długiem, jednoznaczny wniosek, datę i podpis.
Przykład: klient jest Ci winien 2 000 zł. Jeśli rzetelna kalkulacja pokazuje, że opłata sądowa, prawnik i komornik kosztowałyby co najmniej 2 000 zł, możesz sporządzić protokół i odpisać dług w koszty (w kwocie netto) — bez sądu. Jeśli jednak wyliczenie da np. 800 zł, protokół nie spełni warunku, nawet jeśli po prostu szkoda Ci czasu na windykację.
Sama deklaracja, że windykacja się nie opłaca, to za mało. Liczy się konkretne wyliczenie.
Spółka, KPiR czy ryczałt — co jest dla Ciebie dostępne
Część rozwiązań zależy od tego, jak prowadzisz księgowość.
Pełna księgowość: odpis aktualizujący
Jeśli Twoja firma prowadzi księgi rachunkowe (np. spółka z o.o.), masz dodatkowe narzędzie: odpis aktualizujący. To sposób na pokazanie w księgach, że należność jest warta mniej, niż wynika z faktury, bo jej odzyskanie jest wątpliwe.
Odpis może stać się kosztem podatkowym, zanim dług będzie definitywnie nieściągalny. Warunek jest łagodniejszy — wystarczy, że nieściągalność jest uprawdopodobniona, czyli że są konkretne sygnały, że dług raczej nie wróci. Przepisy podają przykłady takich sytuacji (lista jest otwarta):
- dłużnik zmarł albo został wykreślony z CEIDG,
- dłużnika postawiono w stan likwidacji albo ogłoszono jego upadłość,
- otwarto wobec dłużnika postępowanie restrukturyzacyjne,
- dług został potwierdzony prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowany do egzekucji,
- dłużnik zakwestionował dług w sądzie.
Warto pamiętać o trzech rzeczach:
- Odpis w księgach nie jest automatycznie kosztem podatkowym. Księgowo odpis tworzy się wtedy, gdy wymaga tego ostrożna wycena — nawet jeśli podatkowo nie ma jeszcze do tego podstaw.
- Kosztem podatkowym może być najwyżej kwota, którą wcześniej wykazałeś jako przychód — zwykle netto, choć w księgach odpis obejmuje należność razem z VAT.
- Jeśli klient zapłaci, odpis się rozwiązuje, a wcześniejszy koszt podatkowy trzeba odwrócić.
KPiR
Jeśli prowadzisz JDG na księdze przychodów i rozchodów, odpisu aktualizującego jako kosztu podatkowego nie masz — to narzędzie zarezerwowane dla ksiąg rachunkowych. Pozostałe rozwiązania są jednak dla Ciebie dostępne: ulga na złe długi, odpisanie nieściągalnego długu (w nowym wzorze KPiR, obowiązującym od 2026 r., wpisujesz go w kolumnie 15 „pozostałe wydatki”), sprzedaż i umorzenie długu.
Ryczałt
Na ryczałcie nie odliczasz kosztów, więc nie wrzucisz długu w koszty. Masz jednak własną wersję ulgi na złe długi: po 90 dniach możesz pomniejszyć przychód o niezapłaconą kwotę, a po późniejszej zapłacie tę korektę odwracasz. Ulga w VAT działa u Ciebie tak samo jak u innych czynnych podatników VAT.
Co zrobić w Twojej sytuacji
Klient spóźnia się kilka miesięcy
Wyślij formalne wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą — przyda się też jako dowód, jeśli sprawa trafi do sądu. Po 90 dniach sprawdź ulgę na złe długi w podatku dochodowym i w VAT — każdą osobno, bo mają inne warunki. Na tym etapie nie wrzucisz jeszcze długu definitywnie w koszty.
Kwota jest mała i szkoda iść do sądu
Policz, ile kosztowałby proces i egzekucja. Jeśli co najmniej tyle, ile wynosi dług — możesz sporządzić protokół i odpisać dług w koszty bez sądu. Niezależnie od tego po 90 dniach możesz skorzystać z ulgi w VAT.
Komornik nic nie ściągnął
Jeśli komornik wydał postanowienie, z którego wynika, że dłużnik nie ma majątku, masz dokument pozwalający odpisać dług w koszty (w kwocie netto) — o ile dług nie jest przedawniony. Nie każde zakończenie egzekucji się do tego nadaje: z postanowienia musi wynikać, że długu realnie nie da się odzyskać. VAT sprawdź osobno — postanowienie komornika go nie koryguje.
Zachowaj dokumenty: fakturę lub umowę, tytuł wykonawczy, dokumenty z egzekucji, postanowienie komornika i wewnętrzny dokument odpisania długu.
Klient ogłosił upadłość albo wszedł w restrukturyzację
- Ulga na złe długi w PIT/CIT — zablokowana, dopóki klient jest w takim postępowaniu.
- Ulga w VAT — nadal dostępna.
- Odpis aktualizujący (pełna księgowość) — upadłość i restrukturyzacja to wprost wymienione przykłady, więc odpis może być kosztem podatkowym.
- Definitywne odpisanie długu — samo ogłoszenie upadłości to za mało. Potrzebne jest późniejsze postanowienie sądu: o oddaleniu wniosku z braku majątku, umorzeniu postępowania albo jego zakończeniu.
Chcesz sprzedać dług
Sprzedaż firmie windykacyjnej albo faktoringowej pozwala odzyskać choć część pieniędzy i zamknąć sprawę. Jak rozliczyć ją w podatku dochodowym, wyjaśnił Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 15 lutego 2021 r. (nr DD5.8201.11.2020) dotyczącej faktoringu:
- przychodem jest cena, którą dostajesz za dług,
- kosztem jest wartość długu brutto, czyli razem z VAT, bo sprzedajesz prawo do całej kwoty z faktury,
- jeśli sprzedajesz ze stratą, strata jest kosztem tylko do wysokości przychodu, który wcześniej wykazałeś z tej faktury (netto). W praktyce ten limit zaczyna działać dopiero wtedy, gdy dostajesz za dług mniej, niż wynosi VAT z faktury.
Przykład: faktura na 12 300 zł (10 000 zł netto + 2 300 zł VAT). Przychód 10 000 zł wykazałeś w dniu wystawienia faktury. Sprzedajesz dług za 4 000 zł. Przychód ze sprzedaży to 4 000 zł, koszt 12 300 zł. Strata (8 300 zł) jest niższa niż wcześniejszy przychód, więc cały koszt jest kosztem podatkowym. Łącznie zapłacisz podatek od 1 700 zł (10 000 + 4 000 − 12 300), czyli od tego, co faktycznie zostało Ci po odprowadzeniu VAT.
Interpretacja dotyczy faktoringu, ale opiera się na przepisach, które obejmują każdą sprzedaż własnej faktury. MF zostawił jednak poza jej zakresem m.in. długi nieściągalne i przedawnione oraz sprzedaż podmiotowi powiązanemu. W takich przypadkach rozliczenie warto sprawdzić przed podpisaniem umowy.
Jeśli wcześniej skorzystałeś z ulgi na złe długi, po sprzedaży musisz ją odwrócić — i w podatku dochodowym, i w VAT.
Chcesz umorzyć dług
Umorzenie to świadoma rezygnacja z długu. Uwaga: do skutecznego zwolnienia z długu potrzebna jest zgoda dłużnika — najlepiej w formie pisemnego porozumienia. Samo „już nie będę tego dochodzić” albo wyksięgowanie długu w programie księgowym nie wystarczy.
Skutecznie umorzony dług możesz co do zasady zaliczyć do kosztów — do wysokości przychodu, który wcześniej z niego wykazałeś (zwykle netto). VAT nie koryguje się automatycznie: w porozumieniu warto wyraźnie zapisać, czy strony obniżają cenę, czy wierzyciel tylko zwalnia dłużnika z zapłaty, bo od tego zależą skutki w VAT.
Minęły lata i dług się przedawnił
To najgorszy scenariusz. Przedawnionego długu nie zaliczysz do kosztów — przepisy wprost to wykluczają. Jeśli wcześniej kosztem podatkowym był odpis aktualizujący, po przedawnieniu może być konieczne wykazanie przychodu, czyli oddanie wcześniejszej korzyści. W efekcie zapłaciłeś podatek od przychodu, a tracisz i pieniądze, i możliwość rozliczenia straty.
Bieg przedawnienia można przerwać — na przykład wnosząc sprawę do sądu albo gdy dłużnik uzna dług (np. poprosi o rozłożenie go na raty). Dlatego decyzję o dalszych krokach trzeba podjąć, zanim termin minie.
Odsetki i rekompensata od klienta
Podatki to jedno, ale najważniejsze jest odzyskanie pieniędzy. Odzyskanie większości długu prawie zawsze opłaca się bardziej niż nawet najlepsza ulga podatkowa od całej straty.
Odsetki za opóźnienie
W transakcjach między firmami, gdy wykonałeś swoje świadczenie, a klient nie zapłacił w terminie, możesz żądać odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych. Ich wysokość to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych (o 8 punktów, gdy dłużnikiem jest publiczny podmiot leczniczy). Stawka zmienia się co pół roku i jest ogłaszana w obwieszczeniu.
Dla przykładu: od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki wynoszą 13,75% rocznie (11,75% przy publicznych podmiotach leczniczych).
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
Niezależnie od odsetek przysługuje Ci stała rekompensata — bez wzywania klienta i bez udowadniania kosztów:
| Wartość świadczenia | Rekompensata |
|---|---|
| do 5 000 zł | 40 euro |
| powyżej 5 000 zł, ale poniżej 50 000 zł | 70 euro |
| 50 000 zł i więcej | 100 euro |
Euro przeliczasz po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym płatność stała się wymagalna. Jeśli Twoje faktyczne koszty odzyskiwania należności były wyższe, możesz dochodzić różnicy.
Kiedy iść do sądu
Jeśli wezwanie nie działa, zestaw: kwotę długu, dowody (umowę, fakturę, korespondencję), szanse, że klient ma z czego zapłacić, termin przedawnienia i koszt dochodzenia. Przy mocnych dokumentach sprawa może zakończyć się stosunkowo szybko nakazem zapłaty. Pamiętaj, że nawet wygrana w sądzie nie da pieniędzy, jeśli dłużnik nie ma majątku — ale postanowienie komornika o nieściągalności otworzy Ci wtedy drogę do rozliczenia straty w kosztach.
Masz niezapłacone faktury?
Przy niezapłaconych fakturach najwięcej traci się przez przegapione terminy — 90 dni, limity ulg i przedawnienie biegną niezależnie od siebie. Pokażemy, które rozwiązanie jest dostępne w Twojej sytuacji, i rozliczymy je poprawnie — w podatku dochodowym i w VAT.
Powiązane: Księgowość JDG · Księgowość spółek · Co można wrzucić w koszty firmy
Treść ma charakter informacyjny i edukacyjny, nie stanowi porady podatkowej w indywidualnej sprawie. Stan prawny na dzień publikacji.
