Żeby korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w imieniu spółki, musisz najpierw nadać sobie — lub innej osobie — odpowiednie uprawnienia. Robi to osoba uprawniona do reprezentacji spółki (np. członek zarządu) po zalogowaniu się do KSeF kontem spółki. Poniżej przeprowadzimy przez cały proces krok po kroku.

Krok 1. Wejdź na stronę KSeF i wybierz metodę logowania

Przejdź na https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ i zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF. Do zalogowania możesz użyć profilu zaufanego, certyfikatu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej.

Krok 2. Podaj NIP spółki jako identyfikator

W polu Identyfikator wybierz NIP firmy i wpisz [NIP spółki], w której chcesz nadawać uprawnienia. To ważne — logujesz się tu jako podmiot (spółka), nie jako osoba prywatna. Kliknij Uwierzytelnij.

Formularz logowania — wpisz NIP spółki i kliknij „Uwierzytelnij"

Krok 3. Podpisz żądanie uwierzytelnienia

System poprosi o podpisanie żądania uwierzytelnienia. Kliknij Podpisz i uwierzytelnij się wybraną metodą (np. profilem zaufanym). Po podpisaniu zaloguj się do systemu.

Podpisanie żądania uwierzytelnienia do KSeF przed zalogowaniem

Krok 4. Przejdź do sekcji Uprawnienia → Nadaj uprawnienie

Po zalogowaniu rozwiń w menu bocznym pozycję Uprawnienia, a następnie kliknij Nadaj uprawnienie.

Menu KSeF — Uprawnienia → Nadaj uprawnienie

Krok 5. Wybierz rodzaj uprawnienia i typ osoby uprawnionej

W polu Rodzaj uprawnienia wybierz Osobie fizycznej do pracy w KSeF.

W sekcji Dane osoby fizycznej pozostaw zaznaczone: Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL (standardowy wybór dla osób logujących się profilem zaufanym).

Wybór rodzaju uprawnienia i typu osoby uprawnionej

Krok 6. Podaj dane osoby uprawnionej

Uzupełnij dane osoby, której nadajesz uprawnienia:

  • Identyfikator — wybierz NIP lub PESEL i wpisz [NIP lub PESEL osoby uprawnionej].
  • Imię — [imię osoby uprawnionej].
  • Nazwisko — [nazwisko osoby uprawnionej].

Jeśli nadajesz uprawnienia sobie — wpisz swoje dane.

Formularz danych osoby uprawnionej — NIP/PESEL, imię i nazwisko

Krok 7. Wybierz zakres uprawnień i kliknij „Nadaj uprawnienia”

Zaznacz uprawnienia, które chcesz nadać. Jeśli nadajesz je sobie lub osobie prowadzącej pełną obsługę fakturową, możesz zaznaczyć wszystkie trzy podstawowe opcje:

  • wystawiania faktur
  • przeglądania faktur
  • przeglądania uprawnień

Kliknij Nadaj uprawnienia.

Zakres uprawnień do zaznaczenia — kliknij „Nadaj uprawnienia"

Krok 8. Gotowe — uprawnienia zostały nadane

System wyświetli potwierdzenie: Zakończono pomyślnie — Twój wniosek o uprawnienie został prawidłowo złożony i obsłużony. Uprawnienie jest aktywne natychmiast.

Potwierdzenie nadania uprawnień w KSeF

Masz pytania dotyczące KSeF?

Pomagamy spółkom w konfiguracji KSeF i bieżącej obsłudze fakturowej. Obsługujemy klientów zdalnie w całej Polsce.

Umów bezpłatną konsultację

Instrukcja ma charakter informacyjny. Interfejs KSeF może ulec zmianie. Stan na dzień publikacji.